Ob beim gemeinsamen Streaming-Event oder im Brotberuf im Büro – Cloud-Dienste ermöglichen ein effektives Arbeiten. Dabei ist es egal, wo man sich befindet, oder wie viele Personen sich miteinander vernetzen. Dieser Artikel gibt einen Überblick zu den praktischsten Funktionen von Cloud-basierten Tools für gemeinsame Projekte.
Mit einer Lizenz auf allen Geräten arbeiten
Bevor man überhaupt Dateien in die Cloud laden kann, muss man sie erst einmal erstellen. Für einfache Arbeiten ohne besondere Anforderungen an die Grafik eignen sich vor allem Office-Pakete. Das Software-Paket Microsoft 365 Single enthält eine Lizenz für eine Person, die auf bis zu sechs Geräten genutzt werden kann. Für die Dateien, die man mit der eigenen Software erstellt, ist in weiterer Folge ein Cloud-Dienst nötig. Daher beinhaltet dieses Paket auch einen Cloudspeicher von einem Terrabyte. Dieser bietet genug Platz, um alle Dateien in die Cloud zu laden. Auf diese Weise sind sie von überall abrufbar – ob über den Laptop in der Bahn oder über das Smartphone im Café.
Dokumente gemeinsam bearbeiten
Für gemeinsame Projekte werden nicht nur eine Maus, ein PC und eine Software benötigt. Wichtig sind auch Informationen der Kollegen. Gerade wenn man aus verschiedenen Bereichen kommt, befindet sich jeder Mitarbeiter auf einem anderen Informationsstand. In einem gemeinsamen Dokument kann jeder die Infos eintragen, die er oder sie zum aktuellen Projekt beitragen kann. Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn sich Gamer und Streamer zu einem Podcast-Team zusammentun. Der eine kennt das Thema ganz genau, der andere kann die Online-Community managen, ein Dritter hat vielleicht die besten Tipps für Sound-Effekte. Durch gemeinsam erstellte Dokumente gewinnen alle Beteiligten einen Überblick über das große Ganze.
Wichtige Dateien teilen
In einer Umfrage gab etwa ein Drittel der Befragten an, Cloud-Dienste für das Speichern von Bildern und anderen Dateien zu nutzen. Für diese Funktion werden Cloud-Services laut der Befragung am häufigsten genutzt. Einige Cloud-Lösungen haben sich neben der Speicherung auch auf das Teilen von Dateien spezialisiert. Das können Bilder, Videos oder andere Dateiformate sein. Über einen Link und eine Zugangsberechtigung erhalten alle Teammitglieder wichtige Materialien, die sie für die weitere Zusammenarbeit benötigen.
So tragen Cloud-Tools zur Kommunikation bei
Heute gehören Online-Meetings zum Alltag. Sowohl Video- als auch Audio-Calls sind über die Internetverbindung weltweit möglich. Das ist vor allem für Teams wichtig, die nicht am selben Ort arbeiten. Aber auch Teams, deren Mitglieder häufig geschäftlich verreisen, profitieren von Kommunikations-Tools. Praktisch sind auch Messenger-Dienste, über die schnell schriftlich kommuniziert werden kann. Darin geteilte Inhalte wie Links und Dateien sind wiederum von überall abrufbar. Das macht Online-Tools zur Kommunikation unverzichtbar für einen reibungslosen Arbeitsablauf.
Projekte im Remote-Team managen
Eine gelungene Zusammenarbeit erfordert eine präzise Organisation der Aufgaben und der zeitlichen Abfolge. Hierfür sind Cloud-Tools aus dem Projektmanagement hilfreich. In einer für jedermann zugänglichen Tabelle oder auf einem virtuellen White-Board werden die wichtigsten Infos schriftlich festgehalten. Hier legen die Teammitglieder ihre Zuständigkeiten fest: Wer übernimmt welche Aufgabe bis zu welcher Frist? Und wie ist der aktuelle Stand? Das alles können die Teammitglieder in Cloud-basierten Projekt-Tools nachlesen. Denn diese können auch in Echtzeit aktualisiert werden. Ist eine Aufgabe erledigt, trägt der oder die Verantwortliche das in das gemeinsame Dokument ein. Das sehen dann auch die übrigen Beteiligten.
Gemeinsame Termine abstimmen
Angenommen, es findet ein Streaming-Event mit drei Personen statt. Alle drei haben jedoch einen unterschiedlichen Tagesablauf mit verschiedenen Prioritäten. Wie kann man sich in so einem Fall auf einen Termin einigen? Das funktioniert am besten mit einem Cloud-basierten Kalender-Tool. So können die Teilnehmer im Vorhinein festlegen, in welchen Termin-Slots sie schon ausgebucht sind. Das erspart langwierige Absprachen, in denen per Mail oder einem Messenger-Dienst nach einem Termin in der schon verplanten Zeit gefragt wird.
Fazit
Ohne Cloud-basierte Tools ist eine ortsunabhängige Zusammenarbeit undenkbar. Wichtig sind Programm-Lizenzen, die auf mehreren Geräten anwendbar sind. Ebenso unverzichtbar sind Cloud-Speicher. Darin speichert man Dokumente für sich selbst und kann sie anschließend mit jedem Endgerät abrufen. Aus den Cloud-Speichern heraus können Dokumente geteilt und gemeinsam bearbeitet werden. Auch die Prozessabläufe eines Projekts sollten in einer Cloud-Datei für alle Beteiligten ersichtlich sein. Um die gemeinsamen Dokumente zu besprechen, sind Tools zur Terminabstimmung sinnvoll. Diese funktionieren effizienter als das gute alte Nachfragen. Hat man einen gemeinsamen Termin gefunden, ermöglichen Meeting-Tools eine virtuelle Besprechung.
